Das Compliance-Management-System von G+D

Gesetze, interne Richtlinien, Unternehmenswerte: Um sie zu vermitteln, deren Einhaltung zu fördern und zu überwachen, hat der G+D Konzern ein globales Compliance-Management-System (CMS) implementiert.

Das CMS von G+D ist darauf ausgerichtet, möglichen Verstößen gegen geltende Antikorruptions- und Kartellrechtsbestimmungen vorzubeugen, dennoch erfolgte Verstöße aufzudecken und – soweit geboten – entsprechende Maßnahmen zur Ahndung sowie zur künftigen Vermeidung zu ergreifen. Es folgt somit dem Prinzip: Vorbeugen, Aufdecken, Reagieren.


Das CMS-Prinzip von G+D: „Vorbeugen, Aufdecken, Reagieren“

Vorbeugen

Ausgangspunkt und Grundstein des CMS ist ein globales Risk-Assessment, das die Compliance Offices in regelmäßigen Abständen durchführen. Dabei werden Risiken identifiziert, um das CMS und einzelne Maßnahmen risikoorientiert anpassen zu können.
Ein weiterer Baustein des CMS sind die verschiedenen Richtlinien und Anweisungen zu diversen Compliance-relevanten Themen. Damit wird dem einzelnen Mitarbeiter die nötige Orientierungshilfe geboten, um sich bei der täglichen Arbeit rechts- und regelkonform verhalten zu können.
Ein weiterer wesentlicher Teil der Prävention sind konzernweite Schulungen. Um Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter für einzelne Compliance-Themen zu sensibilisieren und ihnen die Werte des Unternehmens zu vermitteln, stellen die Compliance Offices zentral verschiedene Trainings via eLearning zur Verfügung.
Zum Zweck der Prävention informieren die Compliance Offices die Mitarbeiter zudem zu einzelnen, aktuellen Themen via Intranet und stehen dem Management sowie anderen Fachabteilungen beratend zur Seite.

Aufdecken

Um den Mitarbeitern, aber auch externen Dritten die Möglichkeit zu geben, auf Verstöße gegen geltende Gesetze oder Richtlinien hinzuweisen, bietet G+D (zusammen mit einem professionellen, externen Provider) ab 01.10.2017 ein webbasiertes Whistleblowing-Tool an. Es ermöglicht dem Hinweisgeber, seine Nachricht anonym abzugeben und anonym mit der zuständigen Stelle bei G+D zu kommunizieren.

Basierend auf Hinweisen über die verschiedenen Meldewege oder aufgrund von entdeckten Unregelmäßigkeiten im Rahmen von Corporate Audits oder Compliance Monitorings führen die Compliance Offices bei Bedarf interne Untersuchungen (Internal Investigations) durch, um den Sachverhalt und mögliches Fehlverhalten von Mitarbeitern aufzuklären. Hierfür stimmen sich die Compliance Offices im Rahmen sogenannter Incident Boards mit den Verantwortlichen verschiedener anderer Fachabteilungen (z.B. Revision, Datenschutz, Sicherheit, Rechtsabteilung, Personal) ab.

Reagieren

Nach Abschluss interner Untersuchungen empfehlen die Compliance Offices – soweit geboten – arbeitsrechtliche Sanktionen zur Ahndung festgestellten Fehlverhaltens, sowie weitere Maßnahmen zur Behebung festgestellter Defizite.
Um sicherzustellen, dass das Management und auch die Compliance Offices über alle – auch potenziellen – Compliance-Verstöße und die eingeleiteten Gegenmaßnahmen informiert und somit in der Lage sind, möglichen Fehlentwicklungen entgegenzusteuern, hat G+D ein umfassendes Berichtswesen aufgebaut. Die Compliance Offices werden durch die Local Compliance Officer und die einzelnen Fachabteilungen über wichtige Ereignisse und weltweite Entwicklungen in Kenntnis gesetzt. Ein vierteljährlicher Compliance-Report durch die Compliance Offices ermöglicht es der Geschäftsführung, wesentliche Ereignisse und Entwicklungen aus allen relevanten Bereichen zu erfassen und zu beurteilen. Die Geschäftsführung der G+D GmbH berichtet über die Entwicklung des CMS einmal jährlich an den Aufsichtsrat. Unabhängig von diesen Berichtswegen informieren die Compliance Offices die jeweilige Geschäftsführung ad hoc über einzelne, relevante Vorfälle, um schnellstmöglich entsprechende Maßnahmen prüfen und realisieren zu können.

Weiterentwicklung und Monitoring

Um den hohen Standard des CMS von G+D weiterhin aufrechtzuerhalten und die einzelnen Bestimmungen und Prozesse an neue, gesetzliche Anforderungen, neue Risiken sowie neue Marktstandards anzupassen, unterzieht G+D sein CMS einer regelmäßigen, internen Überprüfung.
Zudem wird die globale Umsetzung und Einhaltung der einzelnen Bestimmungen und Prozesse durch Corporate Audits und spezifische Compliance-Monitorings seitens der Compliance Offices überwacht.

Einhaltung der G+D-Maßstäbe durch Externe

Internationale Standards und gesetzliche Erfordernisse verpflichten G+D auch zur Prüfung der Integrität seiner Geschäftspartner. Das gilt sowohl vor Aufnahme einer neuen Geschäftsbeziehung, als auch in regelmäßigen Abständen bei einer bestehenden Zusammenarbeit. Dementsprechend fordert G+D seine Geschäftspartner im Rahmen einer Evaluierung unter anderem dazu auf, eine umfangreiche Selbstauskunft abzugeben und sich explizit zu ethisch korrekten Geschäftspraktiken zu verpflichten.


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