Le système de gestion de la conformité de G+D

Lois, directives internes, valeurs d’entreprise : afin de promouvoir ces valeurs et d’encourager et de vérifier la conduite conforme à ces lois, le groupe G+D a établi un système mondial de gestion de la conformité (Compliance Management System, CMS).

Le CMS de G+D est conçu pour éviter toute violation des dispositions liées à la prévention de la corruption et aux lois antitrust, pour révéler toute violation qui se produit malgré tout, et, quand cela est possible, de sanctionner et de prendre les mesures adéquates à la prévention de telles violations à l’avenir. Il se fonde sur les principes de prévention, détection et réaction.


Les principes du CMS de G+D : « Prévenir, Détecter, Réagir »

Prévenir

L’origine et la fondation du CMS se trouvent dans l’évaluation des risques au niveau mondial, que les bureaux chargés de la conformité conduisent à intervalles réguliers. Les risques sont identifiés, et le CMS et les actions individuelles sont modifiés en fonction du risque.
Un autre pilier du CMS réside dans les différentes directives et instructions relatives aux divers sujets de conformité. Cela permet aux employés individuels de bénéficier des instructions nécessaires à une conduite de leur travail quotidien qui se conforme aux lois ainsi qu’aux règles de l’entreprise.
Des séances de formation disponibles pour la totalité des employés du groupe constituent un autre élément clé pour la prévention. Afin d’accroître la conscience qu’ont les employés de chaque enjeu de la conformité, et pour leur transmettre les valeurs de l’entreprise, les bureaux chargés de la conformité leur apportent des cours d’apprentissage en ligne centralisés.
À des fins de prévention, les bureaux chargés de la conformité mettent également à disposition des employés des informations sur les enjeux individuels et actuels via l’intranet de l’entreprise, et conseillent les responsables et les autres services.

Réagir

Suite à leurs enquêtes internes, les bureaux en charge de la conformité recommandent les sanctions pénales qui devraient être prises pour sanctionner la faute, et d’autres mesures à prendre pour éviter une occurrence ultérieure de cette violation.
G+D a développé une procédure de signalement exhaustive qui permet à ses employés de renverser les tendances négatives qui peuvent se présenter. Elle permet de s’assurer que les responsables et les bureaux en charge de la conformité sont informés de toute faute, et même des failles potentielles, ainsi que de toute mesure prise à la suite d’une faute. Le bureau en charge de la conformité est averti des événements importants et des développements internationaux par le responsable local de la conformité et par les services eux-mêmes.
Un rapport trimestriel sur la conformité émis par les bureaux en charge de la conformité permet au conseil d’administration de comprendre et d’évaluer les événements et développements clés dans chaque domaine. Le conseil d’administration de Giesecke & Devrient GmbH présente un rapport au conseil de surveillance chaque année pour détailler le développement du CMS. Indépendamment de ces méthodes de signalement, les bureaux en charge de la conformité informent le conseil d’administration au cas par cas des incidents particuliers pertinents afin qu’il évalue leur importance et décide de la réaction appropriée aussi vite que possible.

Développement et surveillance

G+D soumet son CMS à un audit interne régulier afin de maintenir sa haute qualité, et pour adapter les règlements et procédures spécifiques aux nouvelles exigences légales, aux nouveaux risques et aux nouvelles normes du marché.
L’implémentation et la conformité avec les règlements et procédures spécifiques sont vérifiées à l’échelle mondiale par le bureau chargé de la conformité grâce à des audits d’entreprise et à une surveillance spécifique de la conformité.

La conformité aux normes de G+D par ses partenaires extérieurs

Les normes internationales et les exigences légales obligent aussi G+D à vérifier l’intégrité morale de ses partenaires commerciaux. Cela est aussi vrai avant le début d’une relation d’affaires qu’à intervalles réguliers pour les partenariats déjà en cours. G+D demande entre autres que ses partenaires commerciaux divulguent entièrement leurs activités lors d’une évaluation, et qu’ils s’engagent explicitement à conduire leurs affaires avec éthique.


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